各学院党委：

为进一步落实《高等学校档案管理办法》的文件要求，充分做好研究生入学档案移交及核查工作，现将具体事宜通知如下：

核查的程序和办法：

（1）各学院成立新生档案核查领导小组，主管研究生工作的领导担任组长；

（2）各学院于10月31日前将2024级硕士研究生档案核查及整改结果汇总表（附件1）及档案核查总结报告报送党委研究生工作部；

（3）各学院根据2024级硕士研究生档案核查情况明细表（附件2）在学校规定的时间内对新生档案进行核查并留存；

（4）各学院根据2024级硕士研究生档案目录明细表(附件3)整理新生档案材料目录并贴附在档案封面处，方便以后进行档案查阅。

核查中，若发现研究生新生档案存在弄虚作假、徇私舞弊等情形的，确定为核查不合格，取消其学籍；情节严重的，学校将其移交有关部门调查处理。

核查工作主要注意以下几点：

（1）新生身份证上的身份证号与新生档案中身份证号必须一致；

（2）新生档案中必须有高中经历，若没有视为不合格，限期让学生补齐材料；

（3）新生档案中必须有本科档案，且本科档案必须包含盖章的成绩单和毕业生登记表，若没有视为不合格，限期让学生补齐材料；

（4）若为专升本新生，新生档案中必须有专科和本科档案，专科和本科档案必须都包含相应阶段盖章的成绩单和毕业生登记表，若没有视为不合格，限期让学生补齐材料；

（5）严格对研究生新生档案材料进行核查，调入我校的学生档案须是完整的原件，不得为复印件；

2. 做好研究生新生人事档案保管工作

研究生档案是指研究生在报名、录取、培养、毕业、学位授予、就业等活动过程中形成的，记录和反映研究生在校期间学习和科研情况、思想政治品德、奖惩情况等具有重要保存价值的文字材料，是相关部门全面考察、了解和选拔人才的重要依据。根据学校保密工作的有关规定，研究生档案属于本单位涉密事项，相关工作人员须签订保密责任书（附件4），承担保密责任和义务。

（1）各学院党委负责在校研究生档案的保管、查阅和借阅工作。根据保密工作条例，研究生档案除研究生档案管理员、研究生复核领导小组成员、党委研究生工作部人员外，其他人不得接触。各单位或校外单位因需调阅在校研究生档案时，按规定须持相关单位介绍信或证明。

（2）除毕业、退学外，研究生的人事档案原则上不得调出学校。

（3）在校研究生档案的调出须经学院党委和党委研究生工作部共同签署同意意见后，符合调出手续可公对公寄出。

（4）各学院的研究生档案须存放在“九防”环境中，即防火、防盗、防高温、防潮湿、防霉菌、防光、防尘、防虫、防鼠。

3. 研究生新生档案移交

各学院党委须严格落实主体责任，做好研究生人事档案管理的相关工作。

10月8日-10月16日，党委研究生工作部组织开展研究生新生档案移交工作。此项工作由研究生招生就业办公室和相关学院两方人员共同参与完成。

各学院领回研究生新生档案后，由学院新生核查领导小组组织开展具体核查工作，并于10月31日前将新生档案核查结果材料报送党委研究生工作部。

4. 其他

其他未尽事项，按上级文件通知的要求做好工作。

        附件1-4.rar

                                                                                                            党委研究生工作部

                                                                                                                                 2024年9月30日