相关学院党委：

按照《安徽省教育厅  安徽省人力资源和社会保障厅 安徽省邮政管理局转发教育部办公厅 人力资源社会保障部办公厅 国家邮政局办公室关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》（皖教秘学〔2015〕21号）和《安徽省教育厅 安徽省人力资源和社会保障厅关于进一步加强高校毕业生档案管理工作的通知》（皖教秘学〔2018〕34号）等相关文件的要求，为做好2025年上半年毕业研究生档案材料的收集、整理、装订、移交和寄送工作，现就有关事宜通知如下：

一、做好毕业研究生档案材料的收集、整理工作

研究生档案是指在研究生报名、录取、培养、毕业、学位授予、就业等活动过程中形成的，记述和反映研究生在校期间学习和科研情况、政治思想品德、奖惩情况等具有重要保存价值的文字材料，是有关部门全面考察、了解和选拔人才的重要依据。收集毕业研究生档案材料是做好毕业研究生档案工作的重要环节。

1.各学院党委要高度重视，成立毕业生档案整理工作专班，切实加强对毕业研究生档案工作组织领导。

2.各学院档案整理工作人员须按照2025年上半年毕业研究生档案目录表（见附件）顺序有序装袋，确保将每个毕业研究生的档案收集准确、完整。

3.党团员相关材料须学院党委严格把关，单独密封装袋。

4.各学院结业、退学研究生的档案要根据相关要求妥善处理，做好相关的后续工作。

5.相关档案材料的审核须严格把关、相关责任人的签字盖章须完整。

6.根据国家档案管理有关规定，毕业研究生本人不得参与档案的整理工作。

二、做好毕业研究生档案材料的装订、移交等工作

各学院党委组织实施、负责研究生档案材料的装订、移交工作，移交时间预计6月底7月初，具体时间另行通知，研究生院到各学院接收邮寄。

装袋前，要认真核查每个毕业研究生的档案材料是否完整无误；装袋时，须一一对应将所有材料装入研究生个人的档案袋中，避免档案材料漏装、错装等；装袋后，根据具体材料情况，在档案目录表中对应栏目中填写有或者无。若有其他相关材料需装档，请在档案目录表空白栏内填写清楚。在档案目录表中，装档人签名须是研究生辅导员，复核人签名须是分管研究生工作的书记或副书记。档案装好后按学号（从小到大）顺序将档案袋从上到下依次排列。

具体事宜安排如下。

1.6月19日，在研究生院领取档案袋、封条（滨湖校区工科D楼214）及研究生期间的相关材料（滨湖校区工科D楼212）；

6月26日前，须扫描完成毕业研究生的全部档案；

6月30日前，以学院为单位将整理、装订好的毕业研究生档案；

7月1日开始，各学院陆续移交并邮寄。

2.各学院在整理、装订毕业研究生档案时，由分管研究生工作的书记或副书记领导，研究生辅导员、研究生工作秘书等相关老师负责执行。

三、做好毕业研究生档案寄送、查询工作

1.毕业研究生档案由EMS统一寄送。

2.各学院应及时告知毕业研究生：档案投寄时间是6月底7月初，档案转递一周后，毕业研究生务必向档案接收单位查询档案是否已接收。

3.届时，毕业研究生可登录研究生院网页，对应学号查找EMS单号，有效期为30天。

如有疑问，请及时与研究生院（党委研究生工作部）联系。

联系人：邵老师；联系电话：0561-3803593。

附件：

1.2025年上半年毕业研究生档案报送单.xls     

2.2025年上半年毕业、结业、退学研究生档案情况说明.doc    

3.2025年上半年毕业研究生档案目录表模板.docx（每个研究生两份，一份贴档案袋封面，另一份和附件1、附件2一起交至滨湖校区工科D楼214室）

研究生院（研究生工作部）

2025年6月9日